Gmailだって無限ではない

Gmail使ってる人ってどれくらいいるんでしょうね。2004年からサービススタートしたらしいんで8年経ってるんですね。日常的に使うせいか意外とまだそんなもん?という気がします。いつくらいから使ってたんだっけと最初のメールを確認すると2006年の頭からでした。最初は抵抗があったけどオンラインストレージが増えたり手持ちのネット端末が増えたりするうちにGmailの使い方も変化して、いつの間にかメールチェックはまずGmailでというスタイルになってました。メールが増えすぎてわかんなくても検索すればいいじゃないクラウドだもの、というちょっとクラウドの定義が怪しい感じで何年も使ってきました。…が、先日驚愕の事実が発覚しました。 いつものようにGmailを使ってると下の方の容量のところになにげなく「10GB中の6GBを使用しています」との表示が。ふーん6GB…え?6GB使ってるの!?

今まで余裕ぶっこいてましたがいつの間にか6GBも使ってるなんて意味がわからない…慌てて調べてみたら、バックアップの一種として拾っていたとあるMLにて添付ファイルのやりとりが激しく行われいたのが原因でした。1件1件は大きくないけど見事に積もり積もってました。とりあえず幽霊部員状態のMLは抜け、反省の意味もこめGmailを整理することに。

添付ファイルで膨張してた分はごっそり減って使用サイズは200MB程度になりましたが、メール総数は余裕で4桁超えてます。長年溜め込んでるんだからこの際オンライン上のデータももうちょっと減らして気分的にスッキリしたい。。Gmailのバックアップ自体はこれまでもしてますが、今回の整理整頓では「バックアップしたメールも簡単に検索できる」という条件をつけました。以下やったこと。

1: メインのメーラーThunderbirdでGmailのIMAPを設定する。

IMAPの設定はThunderbird上でGmailのアカウントを追加してやればほとんどなにも考えずにOKでした。(登録前にGmail側でIMAPをONにしておくこと)(*いきなりThunderbirdが出てくるのは訳があって、Thunderbirdでアドオンを使ってバックアップしたかった為です。Gmailと連携をするとかは今回考えておらずいわばバックアップツールとしてThunderbirdを使ってます。)

2: Thunderbirdにバックアップ用アドオンを追加

ImportExportToolsというアドオンをインストール。色々なフォーマットでメールのインポートエクスポートができ、きれいにアウトプットしてくれます。インポートは試してないけど今回はエクスポートがきれいにできればOKということで。

3: Gmailから引っ張ってきたメールをラベル別にエクスポート

ThunderbirdでGmailの内容を見るとGmailのラベルがそのままフォルダ化されてます。後はフォルダ単位でエクスポートをしていきます。アドオンのデフォルト設定のままeml形式で出力してみると、フォルダが作られその中に各メールが「日付+タイトル.eml」という書式で書きだされます。さらにindex.htmlが吐き出され、各メールへのリンク付きタイトル、差出人と受取人、時刻含めた日付がHTMLの表として出力されます。

以上の手順で中身が探しやすいGmailバックアップデータの出来上がりです。今回はバックアップのための作業用ラベルも作りました。日付括りのバックアップが取りたかったので以下の様なやり方で集約させました。

*バックアップするメールを時系列で絞り込みたい場合

・Gmailでは

「After:yyyy/mm/dd Before:yyyy/mm/dd」という書式である日付の範囲絞込みができます。例えば「after:2011/1/1 before:2010/1/1」と検索窓に入れれば2010年~2011年のメールがリストアップされます。それを全部選んでラベルをつけてやれば2010~2011年のメールのみのラベルができます。(*一見検索結果が少なく表示された場合はチェックボタン「すべて」を選んでから「この検索条件に一致するすべてのメッセージを選択」をクリックで検索結果が全て選択された状態になります)これをThunderbirdで見るとフォルダとしてまとめられてるので時系列で分けたメールのバックアップができます。

・GmailじゃなくThunderbirdで振り分ける

Gmailからの取得がまるごと来ている状態なら、Gmailでラベル作らずともThunderbird上で絞り込んでバックアップすればOKです。「編集→検索→メッセージを検索」(Ctrl+Shift+F)で詳細な検索設定を出して条件設定。それを「検索フォルダとして保存」すれば条件で絞りこまれたメールがリストされたフォルダが出来上がります。そいつの中身をごそっとバックアップしてやればOK。例えば日付の絞込み+星付きという条件ならこんな感じ。

 

他にもアイデア次第で色々なバックアップのやりかたがあると思いますが、とりあえず今回はこれで目的を果たせたのでOK。

それにしてもThunderbirdは今後機能追加を行わなくなるという話もあり残念です。Windows/Mac両対応でこれだけ使いやすく見やすいメーラーもそうそうないような気がするし。


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